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标准的起草和编写知识

来源:湛江市标码所 发布时间:2020-04-21 浏览数:1232

1 术语和定义

规范性要素:要声明符合标准而应遵守的条款的要素,分为一般要素和技术要素。

资料性要素:标识标准、介绍标准,提供标准的附加信息的要素,分为概述要素和补充要素。

概述要素:标识标准,介绍其内容、背景、制定情况以及该标准与其他标准的关系的要素,即标准的封面、目次、前言和引言等。

补充要素:提供附加信息,以帮助理解或使用标准的要素,即标准的资料性附录、参考文献和索引等。

必备要素:在标准中必须存在的要素。

可选要素:在标准中不是必须寻找的要素,其存在与否视标准条款的具体需要而定。

条款:规范性文件内容的表述方式,一般采取陈述、指示、推荐或要求等形式。

2 标准起草的原则

标准起草时,要求对标准中规定的条款应明确,而无歧义,并且:

——在其范围所规定的界限内按需要力求完整;(例如编写某种配套件的标准时,应从范围、要求、试验、检验到标志、包装、贮存全部写清楚,不能只写一部分);

——清楚、准确、相互协调;

——充分考虑最新技术水平;

——为未来技术发展提供框架;

——能被未参加标准编写的专业人员所理解。

起草标准时,要求在每项标准或系列标准内,标准的结构、文体和术语应保持一致。例如:一个标准中前面用“机油”,后面则不能又写成了“润滑油”。

3 标准中要素的排列

一个标准必须要有:封皮、前言、标准名称、范围。其他象:规范性引用文件、术语和定义、要求等可根据标准的需要适当增删。

4 标准层次的描述和编号

单独标准分为章、条、段、列项、附录等。

4.1 章

章是标准内容划分的基本单元,从“范围”开始,一直连续到附录之前,用阿拉伯数字1 2 3 4 5表示。

每一章都应有标题,标题置于编号之后,并与其后的条文分行。

4.2 条

条是章的细分,用阿拉伯数字编号,第一层的条(例如:3.1  3.2  3.3)又可分为第二层(例如:3.1.1  3.1.2 ),需要时,可一直分到第五层。

同一层次中有两个以上(含两个)的条款时,才可设条。如果某一章、条中只有一条,就不设条。

第一层次的条宜给出标题。标题置于编号之后,并与其后的条文分行。

在同一章或条中,同一层次的条,有无标题应统一,例如:3.1有标题,那么3.2也应有标题。

4.3 段

段是章或条的细分。段不编号。尽量不出现“悬置段”,避免在引用这些段时产生混淆。

例如:5.1  * * * * *

                 * * * * * * * * * * * * * * 。

                 * * * * * * * * * * * * * * * * *

4.4 列项

列项:列项可用下述形式引出:一个句子;或一个句子的前半部分,该句子由分行列举的各项来完成。例如(图二):公司产品标准中:

列项中每一项前应加破折号或圆点。如果需要识别时,则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形成的列项中,如果需要对某个项进一步分成需要识别的分项,则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。例如:

b) * * * * * * *;

c) * * * * * * * * * * * *:

1) * * * * * * * * *;

2) * * * * * * * * * * * * * *。

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企业标准范例

4.5 附录

附录分为“规范性附录”和“资料性附录”

“规范性附录”为可选要素,它给出标准正文的附加条款。在正文中表述时应为“见附录*”或“遵照附录*”或“遵照附录*执行”。

“资料性附录”为可选要素。它给出对理解标准或使用标准起辅助作用的附件信息。在正文中提及时,用“参见附录*”。

5 标准的起草

(1) 封面:必备要素。

(2) 目次:可选要素。根据需要设置。当需要有目次时,在目次中应列出完整的标题。

(3) 前言:必备要素。前言中不应包含要求、图、表。前言由特定部分和基本部分组成。特定部分视情况给出,基本部分视情况给出:“本标准由 * * * 提出”;“本标准由 * * *归口”;“本标准起草单位”;“本标准主要起草人”等,这些内容在公司标准编写格式电子版中已经给出了规定。

(4) 引言:引言为可选要素。引言不应包含要求,公司标准中一般不出现。

(5) 标准正文

a) 名称:为必备要素。它应置于正文首页和标准的封皮,名称应力求简练,并应明确表示出标准的主题,使之与其他标准相区分。

b) 范围:为必备要素。它应置于每项标准正文的起始位置。

范围应明确表明标准的对象和所涉及的各个方面,由此知名标准或其特定部分的适用界限。必要时,可指出标准不适用的界限。范围的文字应简洁,以便作内容提要使用。范围不应包含要求。例如:

本标准规定了 * * * * * * * * * 。

本标准适用于 * * * * * * * * * 。

本标准不适用于 * * * * * * * * * 。

(6) 规范性引用文件:为可选要素。

规范性引用文件有一个引导语,即“下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。”

注意:如果引用某标准中特定的要素,则引用标准应注日期。

如果引用整个标准,并且在引用标准改变时,能够保证该标准也随着同步进行更改,则引用标准允许不注日期,否则,引用标准不允许不注日期。也就是说:只有从标准本身的角度考虑,可接受所引用文件将来的所有变化时,引用文件才可不注日期。

引用文件的排列顺序为:国家标准、行业标准、地方标准、国内有关文件,ISO标准、IEC标准、其他国际标准以及其他国际有关文件。顺序号由小到大,行业标准按字母顺序号排列。

(7) 术语和定义:可选要素。它给出为理解标准中某些术语所必需的定义。

(8) 其它要素:如要求、检验方法、标志、包装等为可选要素。在编制中应根据本章标题的不同要求,编制相应内容。

(9) 附录:附录分为规范性附录和资料性附录,均为可选要素,当该附录给出的是标准正文的附加条款时为“规范性附录”,在正文中提及时应表述为:“遵照附录A的规定”或“见附录A”。当附录只是给出了理解或使用标准起辅助作用的附加信息时,该附录则为“资料性附录”,资料性附录不应含要声明符合标准而应遵守的条款。在正文中提起时,应表述为“参见附录X”。当标准中要给出附录时,应写明该附录的性质。

条文中的“注”和“示例”应只给出对理解或使用标准起辅助作用的附加信息,不应包含要声明符合标准而应遵守的条款。“注”和“示例”应放在所涉及的章、条或段的下方。同一章、条中只有一个“注”时,应在“注”的第一行文字前标明“注”;当有几个注时。则应标明“注1”、“注2”。

(10) 标准表述中常用的助动词

a) 用于表示要准确的符合标准而应严格遵守的要求:一般用“应XX”,“不应XXXX”。

注意:不使用“必须”作为“应”的替代词,以免将某标准的要求和客观的法定责任相混淆。不使用“不可”代替“不应”表示禁止。

b) 用于表示在几种可能性中推荐特别适合的一种,或表示不赞成但也不禁止某种可能性或行动的用“宜XXX”或“不宜XXX”。

(11) 标准中的图、表

每幅图、表均应有编号,编号由“图”、“表”和数字组成,其编号一直连续到附录之前,只有一个“图”、“表”也应该由“1”开始编。“图”或“表”的标题分别在其编号之后,“图”的编号和图题在图的下方居中位置;“表”的编号和图题在表的上方居中位置。一个标准中有无图(表)题应统一。

当某个表需要转页接排时,应在接排的表格上方重复编号。例“表1”需要在下一页接排时,应在接排的上方写上“表1(续)”,并且还应重复表头和关于单位的陈述。

(12) 标准的编排格式及字体、字号

标准的编排格式及字体、字号是有统一规定的。



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